Tutti i proprietari di una struttura turistica (sia essa un albergo, un agriturismo, un bed and breakfast, una casa per vacanze, un residence o altro) sono tenuti a inviare le ricevute di alloggio alla Questura, oppure hanno l’obbligo di comunicare alla Questura tutti i dettagli degli ospiti che soggiorneranno presso la struttura.
Fino a qualche tempo fa la comunicazione alla Questura territorialmente competente avveniva tramite modulo cartaceo. Ora, una volta ricevute le credenziali di accesso dalla Questura, è possibile effettuare comunicazioni quotidiane tramite il Portale Web della Polizia di Stato.
La segnalazione degli ospiti alla Questura dovrà essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti, mentre in caso di pernottamenti di un giorno o inferiori alle 24 ore la segnalazione dovrà essere effettuata immediatamente all’arrivo.
Si tratta quindi di un obbligo che inevitabilmente si aggiunge alle numerose incombenze burocratiche che gli host sono chiamati ad affrontare quotidianamente.
Per fortuna, però, è finalmente possibile automatizzare la registrazione degli ospiti presso la Questura attraverso un’unica piattaforma che si occupa di automatizzare la segnalazione degli ospiti alla Questura, liberando il personale da un compito tanto ripetitivo quanto lungo e dispendiosi in termini di tempo, nonché facilmente a rischio di errori umani. Scopriamo come denunciare gli ospiti alla Questura da remoto e quali sono i vantaggi di questo innovativo strumento gestionale per il settore alberghiero.
RICHIEDI DEMO GRATIUTO SU KEYMATE
REGISTRAZIONE OSPITI DELLA QUESTURA: COME FUNZIONA
Per registrare gli ospiti presso la Questura, dovrai recarti personalmente presso l’ufficio competente della tua destinazione, solo la prima volta, per richiedere le credenziali di accesso. Successivamente sarà possibile utilizzare la comunicazione elettronica tramite il portale.
Dopo l’invio dei dati sarà possibile scaricare le ricevute che attestano la regolarità della trasmissione dei dati personali, che dovranno essere conservati dall’ospitante per 5 anni. Ogni cittadino italiano o straniero è quindi tenuto a dimostrare e comunicare la propria identità alla struttura in cui soggiorna presentando un documento di riconoscimento valido.
Fanno eccezione i coniugi e i figli minorenni o non paganti. Così, ad esempio, nel caso di una famiglia di quattro persone composta da padre, madre e due figli minori di 18 anni, sarà sufficiente che uno dei genitori compili un unico modulo, nel quale indicheranno anche i dati nome del coniuge e dei figli. .
Per i cittadini extracomunitari è necessario esibire il passaporto o altro documento equipollente corredato di fotografia. Anche per gli ospiti stranieri sarà quindi necessario inserire i vari dati come luogo di nascita, cittadinanza e luogo di rilascio del documento di riconoscimento.
Pertanto tutti i gestori di appartamenti in affitto breve dovranno accogliere nei propri alloggi o abitazioni private solo persone munite di un documento di riconoscimento valido. È consigliabile quindi accertarsi preventivamente che i vostri ospiti siano in possesso di carta d’identità o documento equivalente se cittadini UE, e di passaporto o documento con fotografia (considerato equivalente in base agli accordi internazionali) per i cittadini extra UE.
Infine, è importante essere consapevoli del fatto che la registrazione degli ospiti presso la Questura è importante per evitare di incorrere in multe e pesanti sanzioni amministrative. Nei casi più gravi, inoltre, la mancata segnalazione degli ospiti alla Questura può comportare anche la pena detentiva oltre alla sospensione temporanea dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività ricettiva.
Registrazione ospiti per affitti brevi
Gli ultimi due anni hanno visto una forte impennata degli affitti brevi rispetto ai livelli pre-pandemia, con il tanto atteso ritorno dei turisti stranieri.
In particolare si parla di un vero e proprio boom anche per le case vacanza.
Come per le altre strutture alberghiere, anche la registrazione degli ospiti delle case vacanza è obbligatoria.
Anche in questo caso, infatti, è obbligatorio comunicare alla Questura, entro ventiquattro ore dall’arrivo, le generalità delle persone che soggiornano con la formula dell’affitto breve.
Rispetto all’affitto tradizionale, gestire gli affitti di una casa vacanza o di un appartamento Airbnb consente guadagni molto elevati rispetto ad altre tipologie di alloggio. Tuttavia, per svolgere pienamente la propria attività turistica, l’ospite è sempre tenuto a comunicare con la Questura casa vacanze e a registrare gli ospiti sul portale Web Accomodati della Questura.
Anche la Registrazione Ospite di Airbnb è un requisito che chi effettua il servizio deve rispettare
la tua casa vacanza su questo canale.
Infatti, se si affitta un immobile per brevi periodi su Airbnb, è comunque dovere del proprietario comunicare alla Polizia di Stato tutti i dati delle persone ospitate al momento dell’affitto.
check-in, senza eccezioni. La registrazione degli ospiti presso la Questura di case vacanza, B&B, affittacamere o altre strutture ricettive extralberghiere è quindi obbligatoria per chiunque decida di affittare alloggi turistici con la formula dell’affitto breve per periodi inferiori a 30 giorni.
RICHIEDI INFORMAZIONI SU keymate
COMUNICAZIONE OSPITI QUESTURA: COME COMUNICARE A DISTANZA DA NOSTRA APP/PIATTAFORMA
Oltre alla digitalizzazione dei processi di registrazione degli ospiti in Questura, la grande innovazione degli ultimi tempi è la Registrazione Remota degli Ospiti in Questura, ovvero la possibilità di automatizzare l’invio dei tagliandi del Portale Alloggi attraverso un’unica piattaforma sviluppata per gestire da remoto tutti gli aspetti del check-in per case vacanza, hotel, B&B e altre strutture ricettive.
È infatti possibile inviare automaticamente i giustificativi al Portale Web Hosted in modo totalmente sicuro e veloce attraverso una Web app sviluppata interamente per le strutture ricettive che si prende cura di tutto ciò che fino ad ora è stato affidato al proprietario, alla gestione o all’accoglienza. .
Il portale di gestione è integrato con i principali PMS, Channel Manager e OTA e invierà direttamente al sistema ricettivo di Polizia i documenti dell’ospite precedentemente verificati.
Grazie alle automazioni, infatti, l’ospite può caricare sul link o sull’app Self Check-in la propria foto (il nostro sistema di intelligenza artificiale compila tutti i dati) e tutti i dati identificativi necessari per l’accettazione. i moduli verranno sempre inviati in automatico al Portale Web Alloggiati tramite la piattaforma keymate.
Dalla piattaforma è inoltre possibile scaricare le ricevute del Portale Alloggi che certificano il numero di tagliandi correttamente inviati in un determinato giorno. Queste saranno disponibili per 5 anni e non solo per un mese come avviene attualmente sul sito della Questura, semplificando ancora di più il lavoro per l’ospite che è tenuto per legge a conservare le ricevute digitali per 5 anni.
Inoltre, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, sarà possibile scaricare un file PDF con tutti i dati dell’ospite. La Registrazione Ospiti della Alloggioati web portale Polizia di stato a Distanza è quindi un sistema particolarmente innovativo perché risparmia all’ospite e ai suoi collaboratori tutta una serie di incombenze che richiederebbero un notevole dispendio di tempo e lavoro.
Senza la comunicazione automatizzata degli ospiti, infatti, bisogna registrare manualmente gli ospiti, ricordarsi ogni giorno di inviare i dati alle autorità competenti e soprattutto perdere tempo, soprattutto nel caso di gruppi.
Chi opera nel settore turistico-alberghiero conosce bene le diverse problematiche legate al portale Alloggiati web che purtroppo è stato costretto ad affrontare. Può infatti succedere che il sito non funzioni, che ci sia qualche problema temporaneo di rete o un malfunzionamento della connessione Internet sul dispositivo che stai utilizzando per inviare le segnalazioni. Con l’invio automatico dei giustificativi depositati, invece, potrete lavorare senza perdite di tempo anche in presenza di questi problemi. Questo perché tutte le operazioni necessarie per inviare la segnalazione agli ospiti della Questura possono essere velocizzate in pochi secondi restando nel rispetto delle norme e risparmiando tempo e fatica.
L’energia e il lavoro risparmiati potranno invece essere utilizzati per ottimizzare la gestione della vostra struttura e concentrarvi sull’ospitalità.
