Milano, novembre 2021 – Una delle maggiori criticità riscontrate dalle imprese riguarda i documenti digitali: spesso inesistenti, a volte inaccessibili, se non gestiti nella maniera corretta costituiscono un ostacolo al workflow dell’azienda. L’Enterprise Content Management (ECM) è la soluzione per riuscire a dare nuovo valore ai contenuti alla base della vita aziendale, un sistema di archiviazione e condivisione che permette di renderli sempre fruibili e disponibili.
Grazie alle facilitazioni assicurate dai diversi tool, il sistema è infatti in grado di:
- centralizzare la proprietà delle informazioni;
- garantire un risparmio economico, temporale e di risorse;
- assicurare una maggiore sicurezza dei dati sensibili e della privacy;
- aumentare il livello di produttività.
Come scegliere la soluzione di ECM adatta alla tua azienda
Nello scegliere una soluzione di Enterprise Content Management bisogna tenere in considerazione alcuni parametri ben precisi: semplicità, valorizzazione, accessibilità, sicurezza e supporto.
Semplicità – Innanzitutto, bisogna considerare la facilità di utilizzo del sistema di ECM: esso deve agevolare tutti i collaboratori, senza risultare complesso da comprendere e utilizzare; inoltre deve integrarsi perfettamente con i sistemi operativi e le principali applicazioni già in uso.
Valorizzazione – La soluzione di ECM deve essere senza dubbio in linea con il tipo di business aziendale, e anzi dovrebbe riuscire a conferirgli un valore aggiunto.
Accessibilità – Se l’azienda comprende diversi collaboratori che lavorano da remoto o in frequenti trasferte, il sistema ECM deve permettere di gestire i processi aziendali da remoto, ovunque ci si trovi e a prescindere dal device utilizzato.
Sicurezza – Una buona soluzione ECM deve essere del tutto sicura, tutelare la privacy e proteggere i dati sensibili e i documenti. Deve anche regolare l’accesso ai vari file secondo le esigenze aziendali, effettuando inoltre automaticamente dei backup periodici dei contenuti. Essa deve essere inoltre conforme alle normative in vigore in materia di tutela dei dati digitali.
Supporto – Non ultimo, il fornitore del sistema ECM deve supportare l’azienda prima (con corsi di formazione), durante (con aggiornamenti, implementazioni e modifiche se necessarie) ed eventualmente anche in seguito per tutto ciò che concerne l’utilizzo e la gestione dell’archivio digitale.
Esistono, ad oggi, diverse soluzioni di ECM: per questo è possibile contattare gli esperti Kyocera per scoprire quella più in linea con le esigenze e il profilo di ogni azienda. Contatta: https://www.kyoceradocumentsolutions.it/it/chi-siamo/contatti.html
