Il programma di formazione per la professione da auditor
La professione del valutatore o auditor è la più bella del mondo. Tuttavia, è ancora sconosciuta o comunque non è chiara a molti, anche se di sicuro suscita un forte fascino e interesse.
Vediamo di fare un po’ di chiarezza su come un professionista possa diventare auditor, quali sono le competenze per la qualifica di questa professione così come la formazione e l’esperienza necessarie.
Al giorno d’oggi, il mercato richiede alle organizzazioni la ricerca continua del miglioramento rispetto ai requisiti obbligatori contrattuali e agli obiettiviprefissati.
Per questo motivo ci si affida spesso all’implementazione volontaria di un sistema di gestione per la certificazione basata su norme internazionali che evidenziano il rispetto dei molti requisiti nei confronti di tutte le parti interessate.
L’attestazione di una certificazione deve essere effettuata da Organismo di Certificazione, tramite delle figure altamente professionali dotate di capacità ed esperienza sulla valutazione. Gli auditor sono quindi quelle figure qualificate che sono responsabili della “manovalanza” delle verifiche.
Auditor Formazione, Competenze, Qualifica
L’audit è un processo sistematico e lo strumento più efficace per il miglioramento continuo, indipendente e documentato, per tutte le organizzazioni che vogliono ottenere evidenze e valutare con obiettività quali criteri di una norma sono stati soddisfatti.
L’audit effettuato da un’entità terza è anche il processo di validazione della procedura interna all’organizzazione per l’effettuazione delle verifiche interne.
Al fine di rendere questo processo utile per la direzione, l’audit deve essere condotto da professionisti competenti con una buona conoscenza della norma.
Chi ha competenze e qualifica da auditor deve essere in grado di pianificare e completare in modo efficace una verifica (o un piano di verifiche) con un’attività capace di dare alto valore aggiunto a tutte le parti in causa. Per questo motivo è importante investire sulla formazione e sulle competenze di un professionista auditor o di una risorsa interna.
Chi effettua la professione o punta ad una qualifica come auditor deve avere le seguenti caratteristiche:
● Esperienza e competenze tecniche;
● Capacità di comunicazione;
● Capacità di analisi;
● Competenze aggiornate specifiche;
● Esperienza continuativa in relazione alla norma-criterio dell’audit, riguardo a sicurezza alimentare, ambiente, sociale, privacy e altri come parti di processo, fornitori, ecc.
● Esperienza nel settore dell’azienda oggetto di audit.
Il primo passo per ottenere la qualifica da auditor è avere un’esperienza documentata di lavoro per attività tecniche coerenti di almeno 5 anni, di cui almeno 2 continuativi nel campo della gestione di un sistema per il quale si voglia qualificarsi.
Questa esperienza è fondamentale per acquisire la familiarità con gli aspetti quotidiani di gestione dei sistemi, delle attività e dei processi aziendali, e con le dinamiche che durante un audit dovranno essere capite già dai primi minuti.
Dopo un’esperienza significativa in un’azienda, sarà necessario frequentare un corso qualificante per “Lead Auditor/Auditor di terza parte” per poter diventare auditor.
Questo corso dovrà essere riconosciuto da uno degli enti di certificazione del personale (es: CEPAS; KHC, AICQ, …). Le tematiche trattate saranno quelle che gli auditor devono padroneggiare sul campo per la conduzione degli audit:
● Terminologia, principi, prassi e tecniche relative alla gestione per la qualità;
● Norme e documenti normativi sui sistemi di gestione per la qualità;
● Prassi di gestione del business;
● Settore di business e contesto del cliente;
● Prodotti, processi ed organizzazione del cliente;
● Sistema di accreditamento nazionale ed europeo;
● Tipologie di audit;
● Ruolo, responsabilità e principi di etica professionale connesse alla figura dell’auditor e del responsabile gruppo di audit;
● Gestione dei programmi di audit;
● Metodologie e tecniche di conduzione di tutte le fasi dell’attività di audit e la gestione delle riunioni e dei gruppi di audit;
● Gestione del rischio come applicabile negli audit sui SG;
● Requisiti di legge su salute e sicurezza ed altri criteri applicabili, da rispettare nel corso di audit;
● Responsabilità civili e sanzioni penali relative al rapporto di audit;
● Forme di tutela in caso di comportamenti dolosi da parte di terzi.
I corsi in questione per gli auditor di sistemi di gestione (qualità, ambiente, energia, safety, sicurezza alimentare e altri) sono suddivisi in 2 moduli:
● Modulo relativo alle regole di audit basato sui requisiti delle ISO 19011 2018 e ISO/IEC 17021 – Della durata di 16 ore – Vedi “FOCUS ON”;
● Modulo specifico sui requisiti della norma (9001, 14001, 50001, 45001, 22000, …) – Della durata di 24 ore;
Entrambi i moduli terminano con un esame ed una simulazione. Il docente valuterà non solo le conoscenze acquisite, ma anche le tecniche di verifica e l’approccio del candidato alla professione.
I corsi specifici da auditor sono obbligatori per chi vuole far parte di organismi di certificazione, conducendo “audit di terza parte”, e per chi fa parte del personale degli organi di controllo.
Non sono obbligatori ma consigliati a chi intende effettuare solo gli audit di prima o seconda parte, o a chi ricopre mansioni come il responsabile qualità.
In tali corsi, infatti, non si impara solo la teoria delle norme: si mettono in pratica quelli che sono i requisiti delle norme ISO 19011 e ISO 17021. Sono anche un’ottima opportunità per confrontarsi con altri professionisti.
L’esperienza aziendale pregressa e le competenze acquisite dopo questo corso sono elementi che renderanno l’auditor un vero professionista. Il candidato apprenderà le seguenti skills:
● applicare a differenti audit i giusti principi, procedure e metodi per garantire che gli audit siano coerenti e sistematici;
● comprendere il campo di applicazione dell’audit e applicarne i criteri relativi;
● comprendere la struttura, le prassi aziendali e la gestione dell’organizzazione oggetto dell’audit;
● operare nell’ambito dei requisiti legali e contrattuali dell’organizzazione;
● utilizzare un linguaggio appropriato a tutti i livelli nell’ambito dell’organizzazione del cliente;
● effettuare una riunione iniziale/finale ed interviste agli addetti;
● individuare leggi, regolamenti, direttive, contrattualistica, convenzioni nazionali e internazionali relativi alle organizzazioni da sottoporre ad audit;
● applicare le norme su cui condurre le verifiche;
● pianificare, condurre un audit e comunicarne i risultati;
● conoscere i requisiti dei sistemi di gestione e la loro applicazione in organizzazioni e logiche organizzative differenti;
● comprendere il contesto in cui le organizzazioni si muovono;
● utilizzare la terminologia settoriale e le tecniche per diversi SG;
Per il responsabile del gruppo di audit sono richieste le seguenti competenze aggiuntive:
● pianificare gli audit;
● organizzare e guidare i gruppi di audit;
● prevenire l’insorgere di conflitti ed, eventualmente, di risolverli.
Per alcuni sistemi di gestione questi sono elementi necessari, ma non sufficienti.
Esistono infatti regolamenti che richiedono all’auditor di essere qualificato da un Organismo di Certificazione delle competenze come auditor/lead auditor.
Poichè l’auditor è di per sè una professione, questa è una vera e propria certificazione professionale. Comprende un esame scritto e uno orale. Una volta superati entrambi, si verrà iscritti al registro degli auditor.
Tale certificazione è valida per 3 anni, passato questo periodo bisogna dimostrare di aver svolto l’attività in modo continuativo e di non aver avuto reclami per il proprio operato.
Per la formazione degli standard privati invece, soprattutto sulla sicurezza alimentare (come Brc Ifs, Global Gap, Fssc 22000, Friend Of The Sea, Msc), i percorsi formativi per le figure qualificate devono essere effettuati tramite TP ufficiali proprietà di tali organizzazioni.
E non fatevi ingannare da promesse di corsi di qualifica! Per gli standard privati il processo di formazione e qualifica comprende più step:
● Istruzione ed esperienza lavorativa, per esempio laurea scientifica e minimo 5 anni di esperienza di lavoro dimostrabile;
● Formazione generale in ambito HACCP riconosciuta legalmente e formazione da Lead Auditor. Entrambi i corsi devono essere eseguiti e completati con esame riconosciuti da GFSI;
● Formazione specifica sullo standard ufficiale, validata dalla proprietà dello standard, di durata tra i due e cinque giorni.;
● Dimostrazione di competenza ed esperienza pregressa sulle categorie (talvolta viene richiesto esame per categoria);
● Addestramento sul campo, audit come osservatore e audit witness, o esame, con le modalità e durata che possono variare a seconda dello norma e/o standard.
Come si può vedere non ha senso correre dietro alle promesse di formazione, spesso non riconosciute dal proprietario dello standard e della norma. Non si può evitare il fatto che occorrono molti anni ed impegno per poter raggiungere la qualifica di auditor.
Il Focus della Professione sulle Norme ISO 19011 e ISO 17021
Il primo modulo per la formazione in aula di auditor si basa sulla norma ISO 19011 “Linee guida per audit di sistemi di gestione” e sulla ISO/IEC 17021“ Valutazione della conformità – Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”.
Vengono presentati fin da subito ai futuri auditor i requisiti delle norme di riferimento per gli audit. Questo modulo costituisce un credito permanente, cioè non deve essere ripetuto se si frequenta un altro corso in relazione a una norma diversa.
Entrambe le norme citate hanno avuto aggiornamenti significativi con il moltiplicarsi dei sistemi di gestione e con il concetto di rischio. Nascono quindi nuove norme specializzate: qualità 9001, ambiente 14001, sicurezza ISO 45001, sicurezza alimentare ISO 22000.
Vengono stabiliti i principi di rischio per le attività di audit, come ad esempio il non raggiungimento degli obiettivi, e la minimizzazione dell’impatto delle attività di audit sui processi operativi di un’organizzazione.
Ecco qui di seguito altre importanti novità in merito a tali norme:
● aggiunta di nuovi principi di audit (tra cui la riservatezza);
● ampliamento della sezione sulla gestione del programma di audit, con nuove indicazioni relative alle competenze richieste;
● introduzione dell’audit remoto;
● rafforzamento e determinazione della valutazione delle competenze degli auditor;
● focus verso resilienza, sicurezza, preparazione e continuità delle organizzazioni, oltre alla sicurezza delle informazioni, della salute e alla sicurezza sul lavoro.
La differenza tra queste due norme complementari è rappresentata dal fatto che la ISO 19011 è destinata ad una estesa gamma di potenziali utilizzatori, ovvero:
● auditor;
● organizzazioni che attuano sistemi di gestione;
● organizzazioni che certificano o nella formano gli auditor;
● organizzazioni che operano nella certificazione di sistemi di gestione;
● organizzazioni che si occupano di accreditamento o di normazione per la valutazione della conformità.
Anche se la 17021 rimane relegata al mondo degli Organismi di Certificazioni, in realtà molti dei principi contenuti possono essere presi come linee guida da tutti gli altri attori nel mondo delle certificazioni.
Fonte notizia
www.sistemieconsulenze.it professione-auditor
