La maggior parte delle aziende in Italia (purtroppo anche grandi multinazionali) utilizza ancora il classico foglio cartaceo per la registrazione di qualsiasi visitatore (candidati, consulenti, clienti ecc..) ma questa modalità, presenta alcuni problemi:
- Assenza di privacy: chiunque arriva in azienda al momento della registrazione può vedere chi ci è stato prima di lui, in totale contraddizione col GDPR;
- Mancanza di igiene: una serie di fogli o un quaderno di carta non possono essere sanificati in nessun modo, il visitatore è costretto a toccare pagine già toccate da chi lo ha preceduto;
- Necessità della presenza degli addetti alla reception: per evitare che il registro sia sempre a disposizione di tutti, spesso lo si affida al/alla receptionist. Questo impone che se il visitatore arriva mentre la reception è “vacante” per qualsiasi motivo passerà senza registrazione;
- Impossibilità di controllare in tempo reale le presenze: con la pandemia è diventato fondamentale sapere in ogni istante chi è presente in azienda. Un registro cartaceo, per sua natura, non fornisce questa funzionalità.
- Volatilità dei dati: se il registro visitatori, per qualsiasi motivo, andasse perduto o venisse danneggiato sarebbe impossibile recuperare i dati relativi alle presenze in azienda.
LA RECEPTION VIRTUALE: AUTOMATIZZARE LA PROCEDURA ACCESSO VISITATORI IN AZIENDA
La Reception Virtuale è il sistema innovativo ed intelligente per chi desidera automatizzare i punti di accesso in azienda, per ridurre i costi, aumentare la sicurezza e avere un controllo preciso delle presenze dei visitatori.
PERCHÈ ATTIVARLA?
Accoglienza professionale: quando il visitatore arriva in azienda si trova di fronte un sistema professionale, moderno ed elegante, per garantire sicurezza e privacy. Un modo semplice per migliorare l’immagine aziendale.
Reception sempre attiva: la presenza di una persona alla reception è sempre utile e gradita ma le persone potranno registrarsi in totale autonomia, anche se la reception dovesse essere momentaneamente “scoperta”;
Facilità di uso: la reception virtuale è in cloud, quindi non si deve scaricare nulla, è accessibile e usufruibile anche da mobile.
Totale sicurezza: in ogni momento sarà possibile sapere chi è presente in azienda e, allo stesso modo, consultare (e esportare) lo storico delle entrate e delle uscite. Un aspetto fondamentale in caso di necessità (si pensi a evacuazioni o a necessità di tracciamento di contagi da Covid);
Totale privacy: solo l’amministratore (o gli amministratori) del sistema potrà consultare lo storico delle visite, non sarà più possibile che un visitatore veda chi è stato in quell’azienda (magari un concorrente) nei giorni precedenti;
Totale igiene: le uniche superfici che il visitatore toccherà per registrarsi saranno lo schermo del dispositivo o la tastiera, entrambi facilmente sanificabili a ogni utilizzo.
GDPR compliance: il pieno rispetto della necessità di tenere traccia delle presenze in azienda e, al contempo, di quella di garantire la riservatezza dei dati, rendono questi sistemi aderenti al GDPR;
Dati sempre disponibili: l’amministratore potrà accedere in ogni momento al registro presenze anche da mobile.
Può essere integrata la funzione di lettore Green Pass automatico e autonomo per dipendenti e visitatori.
Fonte notizia
www.asp-italia.com registro-accessi-in-cloud
